Les 7 meilleures astuces pour gagner du temps sur Excel en 2023

Dans le monde actuel du travail, où la rapidité et l’efficacité sont des atouts clés, la maîtrise d’Excel est plus qu’un simple avantage compétitif — elle est souvent une nécessité.

Excel est un outil puissant qui offre des fonctionnalités presque illimitées pour l’analyse de données, la gestion de projets et d’autres tâches cruciales dans votre quotidien professionnel. Toutefois, sa complexité peut également devenir un gouffre de temps si l’on n’exploite pas ses fonctionnalités de manière optimale.

C’est dans cette optique que nous vous proposons les 7 meilleures astuces pour maximiser votre efficacité sur Excel en 2023. Du maîtrisage des raccourcis clavier à l’automatisation de tâches répétitives grâce aux macros, ce guide vise à vous offrir un éventail de techniques permettant d’accélérer votre flux de travail.

Nous vous invitons à poursuivre la lecture pour découvrir comment ces astuces peuvent non seulement améliorer votre productivité, mais aussi vous donner un avantage significatif dans votre carrière professionnelle.

1. Utilisation des Raccourcis Clavier

Dans l’écosystème rapide et compétitif d’aujourd’hui, la capacité à exécuter des tâches de manière efficace est cruciale. Les raccourcis clavier Excel peuvent grandement améliorer votre efficacité en éliminant la nécessité de naviguer dans les menus et les options. Voici quelques-uns des raccourcis clavier indispensables que tout utilisateur d’Excel devrait connaître :

Édition et Navigation

• F2 : Éditer une cellule sans avoir à double-cliquer dessus.
• ALT + Entrée : Insérer un retour à la ligne dans une cellule, idéal pour rendre les textes plus lisibles.
• CTRL + une flèche : Naviguer d’un bout à l’autre d’un tableau, ce qui est particulièrement utile dans les grandes feuilles de calcul.

Productivité

• CTRL + Y : Répéter la dernière action réalisée, un gain de temps considérable pour les tâches répétitives.
• CTRL + Entrée : Copier la même valeur dans plusieurs cellules sélectionnées simultanément.
• CTRL + " ; " : Insérer la date du jour, pratique pour le suivi des données temporelles.

Manipulation des Données

• CTRL + SHIFT + L : Appliquer des filtres aux colonnes, facilitant ainsi le tri et l’analyse des données.
• CTRL + F : Rechercher une valeur dans un tableau, ce qui accélère la localisation d’informations spécifiques.

Mise en Forme et Présentation

• CTRL + % : Mettre une cellule au format pourcentage.
• CTRL + G : Mettre une cellule en gras pour en souligner l’importance.

Gestion du Classeur

• CTRL + N : Créer un nouveau classeur vierge.
• CTRL + S : Enregistrer le classeur actif.
• F12 : Ouvrir la fenêtre « Enregistrer sous » pour sauvegarder le classeur avec un nouveau nom ou format.
• ALT + F4 : Fermer Excel, idéal pour quitter rapidement l’application.

En intégrant ces raccourcis dans votre routine de travail sur Excel, vous pouvez significativement accélérer votre flux de travail et vous concentrer sur des analyses plus complexes ou des tâches stratégiques.

2. La Fonction de Recherche VLOOKUP

L’un des aspects les plus chronophages dans la manipulation de données sur Excel est la recherche d’informations spécifiques au sein d’une vaste feuille de calcul. C’est là qu’intervient la fonction VLOOKUP, ou recherche verticale. Cette fonction permet de trouver des données dans une colonne et de retourner une valeur correspondante dans une autre colonne, le tout de manière automatisée.

Comment Fonctionne VLOOKUP ?

La syntaxe de la fonction VLOOKUP est la suivante :

=VLOOKUP(valeur_recherchée, plage_de_recherche, n°_colonne_retour, [vrai/faux])

• valeur_recherchée : La valeur que vous souhaitez rechercher.
• plage_de_recherche : La plage de cellules contenant les données à examiner.
• n°_colonne_retour : Le numéro de la colonne contenant la valeur à retourner.
• [vrai/faux] : Indique si vous souhaitez une correspondance approximative (vrai) ou exacte (faux).

Exemple Pratique

Imaginons que vous ayez une feuille de calcul contenant des données sur les performances de différentes campagnes marketing. Vous souhaitez trouver le coût par clic (CPC) d’une campagne spécifique.

• Dans la colonne A, vous avez les noms des campagnes.
• Dans la colonne B, vous avez les CPC correspondants.

Pour trouver le CPC de la campagne « Automne 2023 », vous utiliserez la fonction VLOOKUP comme suit :

=VLOOKUP("Automne 2023", A:B, 2, FALSE)

Cela retournera le CPC de la campagne « Automne 2023 » depuis la colonne B.

La maîtrise de la fonction VLOOKUP peut considérablement accélérer vos tâches de recherche de données et d’analyse, vous permettant de consacrer plus de temps à des activités à plus haute valeur ajoutée.

3. Utilisation des Filtres pour Trier les Données

Le tri et la filtration des données sont des tâches essentielles lorsque vous travaillez avec de grandes feuilles de calcul Excel. Que vous analysiez des métriques de performance marketing, des indicateurs de santé d’une application SaaS, ou des jalons de projet, l’utilisation efficace des filtres peut vous aider à accéder rapidement aux informations les plus pertinentes.

Activer les Filtres

Pour activer les filtres dans Excel, sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez filtrer ou simplement cliquez sur une cellule dans une plage de données et utilisez le raccourci clavier CTRL + SHIFT + L.

Filtrage Basique

Une fois les filtres activés, vous verrez apparaître des flèches déroulantes dans les en-têtes de colonne. Cliquez sur ces flèches pour voir les options de filtrage disponibles :

• Filtrage numérique : Permet de filtrer les données numériques par conditions (supérieur à, inférieur à, égal à, etc.).
• Filtrage textuel : Offre des options pour filtrer le texte par condition (commence par, se termine par, contient, etc.).

Filtrage Avancé

Pour des besoins de filtrage plus complexes, vous pouvez utiliser le filtrage avancé qui permet d’utiliser des critères multiples :

1. Sélectionnez « Filtrage avancé » dans le menu « Données ».
2. Indiquez la plage de critères et les colonnes à filtrer.

En maîtrisant l’art du filtrage dans Excel, vous pouvez améliorer significativement votre efficacité dans l’analyse et la présentation des données, libérant ainsi du temps pour des tâches à plus haute valeur ajoutée.

4. Les Tableaux Croisés Dynamiques

Lorsque vous êtes confronté à une grande quantité de données, l’extraction d’informations pertinentes peut s’avérer être un véritable défi. Les tableaux croisés dynamiques sont un outil puissant qui permet d’agréger et d’analyser les données de manière flexible et rapide, sans avoir besoin de formules complexes.

Qu’est-ce qu’un Tableau Croisé Dynamique ?

Un tableau croisé dynamique est une fonctionnalité d’Excel qui permet de restructurer et de résumer des ensembles de données. Vous pouvez facilement « pivoter » les données pour examiner différentes métriques, identifier des tendances et faire des découvertes qui ne sont pas immédiatement évidentes.

Comment Créer un Tableau Croisé Dynamique

1. Sélectionnez la plage de données que vous souhaitez analyser.
2. Allez dans le menu « Insertion » et cliquez sur « Tableau croisé dynamique ».
3. Choisissez où vous souhaitez placer votre tableau croisé dynamique et validez.

Analyse de Données avec les Tableaux Croisés Dynamiques

• Segmentation : Divisez vos données en segments plus petits pour une analyse plus précise.
• Regroupement : Combinez des items similaires pour simplifier votre tableau.
• Calculs personnalisés : Utilisez des fonctions comme la somme, la moyenne ou le pourcentage pour créer des indicateurs personnalisés.

Les tableaux croisés dynamiques sont un outil extrêmement flexible et puissant pour l’analyse de données. Leur maîtrise peut vous faire gagner un temps précieux et vous fournir des insights pertinents pour votre prise de décision stratégique.

5. Utilisation de Macros pour Automatiser les Tâches

L’automatisation est devenue un élément incontournable pour augmenter l’efficacité en entreprise. Dans Excel, l’une des fonctionnalités les plus puissantes pour automatiser des tâches répétitives est l’usage des macros.

Qu’est-ce qu’une Macro ?

Une macro est une séquence d’instructions programmée pour exécuter une série d’actions spécifiques. Par exemple, si vous avez besoin de réaliser fréquemment une série de mises en forme ou de calculs, vous pouvez enregistrer ces actions sous forme de macro et les exécuter en un seul clic par la suite.

Comment Créer une Macro

1. Naviguez vers l’onglet « Développeur » et sélectionnez « Enregistrer une macro ».
2. Attribuez un nom à votre macro et spécifiez où vous souhaitez la stocker.
3. Réalisez les actions que vous souhaitez automatiser.
4. Sélectionnez « Arrêter l’enregistrement » pour finaliser la création de la macro.

Exécuter une Macro

Pour lancer une macro, vous avez plusieurs options. Vous pouvez soit utiliser un raccourci clavier que vous aurez défini lors de la création de la macro, soit naviguer vers l’onglet « Développeur » et sélectionner « Macros » pour choisir et exécuter la macro souhaitée.

Applications Pratiques

• Automatisation de rapports : Créez des macros pour générer des rapports standardisés, en évitant ainsi les erreurs humaines et en gagnant du temps.
• Tableaux de bord dynamiques : Utilisez des macros pour actualiser automatiquement des tableaux de bord, pour toujours disposer de données à jour.
• Gestion de projet : Automatisez des tâches comme la mise à jour des statuts, la distribution des responsabilités et le suivi des étapes clés.

L’utilisation de macros pour automatiser des tâches dans Excel peut entraîner des gains de temps significatifs et améliorer considérablement votre efficacité.

6. Utilisation de Formules Complexes

Dans le monde des feuilles de calcul, la capacité à utiliser des formules complexes est souvent ce qui sépare les utilisateurs intermédiaires des experts. Les formules avancées peuvent vous aider à résoudre des problèmes compliqués et à obtenir des insights précieux à partir de vos données, le tout de manière automatisée.

Quelques Formules Complexes Utiles

• INDEX et EQUIV : Ces deux fonctions combinées peuvent servir de solution de rechange puissante à VLOOKUP, surtout lorsque la recherche doit être effectuée sur plusieurs colonnes.=INDEX(A2:B10, EQUIV(C1, A2:A10, 0), 2)
• SOMMEPROD : Cette fonction permet de faire des sommes basées sur plusieurs conditions.=SOMMEPROD((A2:A10="Condition1")*(B2:B10="Condition2"), C2:C10)
• SI.CONDITIONS : Une version plus flexible de la fonction SI qui permet de spécifier plusieurs conditions et valeurs de retour. =SI.CONDITIONS(C1>10, "Plus que 10", C1<5, "Moins que 5", "Entre 5 et 10")

Comment Utiliser ces Formules

1. Ouvrez une cellule en mode édition, soit en double-cliquant dessus, soit en appuyant sur F2.
2. Tapez la formule souhaitée ou insérez-la à partir de la bibliothèque de fonctions d’Excel.
3. Appuyez sur Entréepour exécuter la formule.

Avantages de l’Utilisation de Formules Complexes

• Analyse de données avancée : Les formules complexes permettent de faire des analyses plus poussées sans avoir à recourir à des logiciels statistiques externes.
• Automatisation : Une fois mises en place, ces formules s’actualisent automatiquement lorsque les données changent, ce qui réduit le risque d’erreur et vous fait gagner du temps.
• Personnalisation : Contrairement aux fonctions de base, les formules complexes peuvent être adaptées pour répondre à des besoins très spécifiques.

En maîtrisant quelques-unes des formules complexes disponibles dans Excel, vous pouvez augmenter considérablement votre efficacité et la profondeur de vos analyses.

7. L’Importation et l’Exportation de Données

Dans le cadre de la gestion de données, il est souvent nécessaire de travailler avec des informations provenant de différentes sources ou de partager vos analyses avec d’autres outils et plateformes. Excel offre des fonctionnalités robustes pour l’importation et l’exportation de données qui peuvent grandement accélérer ces processus.

Importation de Données

• Depuis un fichier CSV ou Excel : Utilisez l’option « Ouvrir » dans le menu « Fichier » pour importer des données directement depuis un fichier CSV ou un autre classeur Excel.
• Depuis une base de données : Allez dans l’onglet « Données » et utilisez l’option « Obtenir les données » pour importer des données depuis des bases de données comme SQL Server, Oracle, ou d’autres sources de données compatibles.
• Depuis le Web : Vous pouvez également utiliser l’option « Depuis le Web » dans l’onglet « Données » pour importer des données directement depuis une URL.

Exportation de Données

• En format CSV : Sélectionnez « Enregistrer sous » dans le menu « Fichier » et choisissez le format CSV pour exporter votre feuille de calcul.
• En format PDF : Pour partager des rapports qui ne nécessitent pas de modifications ultérieures, l’exportation en PDF est une option pratique.
• Vers d’autres logiciels : Vous pouvez aussi copier des plages de cellules et les coller directement dans d’autres logiciels compatibles, comme Microsoft Word ou PowerPoint.

Avantages de l’Importation et de l’Exportation de Données

• Flexibilité : La capacité d’importer et d’exporter des données vous permet de travailler de manière flexible entre différentes plateformes et outils.
• Efficacité : Au lieu de copier manuellement des données d’une source à une autre, ces fonctions automatisent le processus, vous faisant gagner un temps précieux.
• Intégrité des données : Importer et exporter des données via ces méthodes réduit les risques d’erreurs humaines, assurant une meilleure intégrité des données.

En maîtrisant les techniques d’importation et d’exportation de données, vous pouvez faciliter et accélérer votre flux de travail, tout en garantissant la cohérence et l’exactitude des données avec lesquelles vous travaillez.

Le mot de la fin

Excel demeure un outil incontournable pour une multitude de professions et de tâches. Cependant, sa puissance ne se révèle véritablement que lorsque vous explorez au-delà des fonctionnalités de base. De la maîtrise des raccourcis clavier à l’emploi de formules complexes, en passant par l’automatisation avec les macros et la gestion flexible des données, il existe une multitude de méthodes pour maximiser votre efficacité sur ce logiciel. En investissant du temps pour comprendre et appliquer ces techniques avancées, vous pourrez non seulement gagner un temps précieux, mais aussi ajouter une réelle valeur à votre travail et à votre carrière professionnelle.

Nous espérons que cet article vous a fourni des astuces utiles et pratiques pour optimiser votre utilisation d’Excel en 2023. N’hésitez pas à expérimenter et à adapter ces méthodes en fonction de vos besoins spécifiques.